İş Anlayışı ve İş Etiği

Şirketimizin İş ahlakı, İş anlayışı ve İş etiği kuralları aşağıdaki gibidir.

1. AMAÇ VE KAPSAM

Etik Kurallar şahıs ve kuruluşların hizmet ve sorumluluklarını yerine getirmede doğruluk ve dürüstlük ölçüleri içerisinde, iş ahlakı açısından bakıldığında, bireysel ve toplumsal ilişkilerin esas temellerini oluşturduğu kabul edilen kurallar bütünüdür. Profesyonel iş etiği ise bireyler arasındaki ilişkileri profesyonel bir iş ortamında ve takım çalışması içinde düzenlenmesi, bir aktivite içerisindeki ilişki ve davranış kurallarının esaslarına göre belirlenmesini içerir.

Hafzullah Bilişim Teknolojileri tarafından benimsenmiş ve kabul edilmiş etik kurallar, Hafzullah Bilişim Teknolojilerinde çalışan tüm personel ve şirketin bünyesinde çalışan veya dışarıdan danışmanlık amacıyla hizmet veren 3. kişilerin görevleri ile sınırlı olmak üzere uymakla mükellef olduğu kurallar olup, Personelin 3. kişilerle ve şirket içerisinde birbiriyle ilişkilerini yürütmede esas alacağı ana kural temel yönetim ilkeleridir.

İş bu etik kurallar;

Hafzullah Bilişim Teknolojileri adı altında fiilen çalışan personelleri, iş ortakları, Şirket dışından denetim, danışmanlık, müşavirlik vb. isimler altında Şirkete hizmet veren ve Şirketin önemli iç bilgilerine ulaşma ve kullanabilme yetkisine sahip 3. kişileri (sorumluluklarıyla sınırlı olarak), kapsar ve bu kişiler etik kurallar açısından personel olarak nitelendirilir.

Şirket tarafından yukarıda belirtilen kurum ve kişilere etik kurallar konusunda bilgi verilir ve bu kurallara uyulması sağlanır.

2. ŞİRKETİN SORUMLULUĞU

Hafzullah Bilişim Teknolojileri etik kuralları çerçevesinde, yöneticiler, söz konusu kuralların tüm çalışanlara aktarılmasından ve iş akışının bu kurallara uygun yürütülmesinden sorumludur.

Hafzullah’ın en önemli varlığı ve önceliği, sahip olduğu insan kaynağıdır. Bu nedenle Hafzullah, çalışanlarına sağlıklı, güvenli ve verimli bir çalışma ortamı sunmayı amaçlamaktadır.

Birlikte çalışacak olan her personele Oryantasyon programı aracılığı ile kurallar aktarılır ve çalışana bu kuralların iş akdinin ayrılmaz bir parçası sayıldığı hususunun anlaşıldığına dair bir yazılı evrak imzalatılır ve etik kurallar Şirketin internet sayfasında yayınlanır.

Etik Kurallar Şirket tarafından düzenlenir, gerekli görüldüğünde güncellenir ve yayınlanır.

3. ÇALIŞANLARIMIZIN SORUMLULUĞU

Tüm çalışanlar;

• Şirket politikalarına ve kurallarına uyar, belirlenmiş hedeflere ulaşılması için çalışır,
• Kurum ve Kuruluşlarının adını ve saygınlığını her durumda korur,
• Yasal olmayan hiçbir tutum veya davranış içinde olmaz, kendilerine yapılan tüm menfaat tekliflerini, doğru/yasal olmadığı konusunda çelişkiye düştüğü konuları veya mevki ve faaliyetlerinden faydalanabilecek yakınlarının olması gibi durumları Şirket yetkililerine bildirir.
• Çalışma ortamlarının huzurunu, güveni ve verimliliğini bozacak hiçbir tutum veya davranış (politik ve/veya dini görüşlerin propaganda ve tanıtımı, tehdit içeren konuşmalar, saldırgan davranışlar, rahatsız etme, taciz vb.) göstermez.

4. ETİK KURALLAR

4.1.Gizlilik

Personelin aşağıda yer alan gizlilik ilkelerine uyması zorunludur.

• Müşterilerin, tedarikçilerin, diğer çalışanların şahsi ve mali bilgilerinin yetkisiz ve iş amacı dışında kullanılması yasaktır.
• İşleri gereği öğrendikleri bilgileri ve haiz oldukları belgeleri (proje, teknik altyapı, yönetmelik, özlük hakları vb. dahil) kurum içindeki ve dışındaki yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşamazlar, spekülatif amaçlı kullanamazlar.
• Görevinden herhangi bir nedenle ayrılsa dahi, bu yükümlülüğü yine devam eder.
• Müşteri ve diğer 3. şahıslarla ilgili kamuya açık olmayan bilgiler, işlemler bilgisayar yazılımları, teknik bilgiler, materyaller, kayıtlar, dosyalar, evraklar, programlar, raporlar, incelemeler, veriler, müşteri listeleri, ticaret sırları ve diğer bütün bilgiler iş haricinde kullanılamaz. Bu bilgiler herhangi bir nedenle Yönetim Kurulu onayı olmaksızın 3. kişilere açıklanamaz.
• Tüm çalışanlar, Şirketin yayınladığı ve/veya yayınlayacağı “bilgi güvenlik sistemleri politikalarına” da uymakla yükümlüdür.

4.2. Bilgi İşlem Ekipmanları ve Diğer Ekipmanlar

• Şirketin personele tahsis ettiği ekipman ve eşyalar özel eşya olarak kabul edilemez.
• Tüm bilgisayar erişimleri, günlük işleri yapmak için gerekli bilgiyle sınırlı olmalıdır.
• Yetkili kişilerle bilgi paylaşırken, gereken bilgi gereken seviyede sağlanmalıdır. Gizli bilgi, sadece yetkili kişilerin görebileceği ve erişebileceği yerlerde saklanmalıdır. Bu tarz bilgiler, kurum içinde dağıtılırken üstünde “Kişiye Özel” yazan ibareler kullanılmalıdır.
• Laptop bilgisayarlar ve diğer taşınabilir cihazlar hırsızlığa son derece açık cihazlar olduğundan bu tür taşınabilir cihazlar güvenli olmayan yerlerde bırakılmamalıdır. Çalışanlar, kendilerine tahsis edilmiş bilgisayarların başından ayrılmadan önce mutlaka bilgisayarlarını kilitlemeli ya da sistemden çıkış yapmalıdırlar.
• Kullanıcı kimliği ya da şifreler kişiye özeldir ve kimseyle paylaşılmamalıdır.
• Şirket tarafından sağlanan bilgisayarın anti virüs programının konfigürasyonu değiştirilemez.
• Şirket tarafından sağlanan bilgisayarda lisanssız program ve/veya özel amaçlı program yüklenemez.

4.3. Şirket Varlıklarının Korunması ve Doğru Kullanımı

Çalışanlarımız şirket varlıklarını korumalı ve verimli kullanılmalarını sağlamalıdır. Şirketin bütün varlıkları, sadece iş amaçlı kullanılmalıdır.

Bilgi, en kritik varlık kategorilerimizden biridir. Bilgi varlıklarının arz ettikleri önem, değer ve hassasiyete uygun korunmalarını sağlamak amacıyla, tüm çalışanlarımız bilgi güvenliği politika ve prosedürlerine uygun hareket etmekle yükümlüdür.

4.4. ŞİRKET İÇİ VE DIŞI İLİŞKİLER

Personel, müşteriler, tedarikçiler ve şirketin iş ilişkisinde olduğu diğer kişi ve kurumlarla ilişkilerinde ve Şirket içi ilişkilerde, dürüstlük, güven, tutarlılık, profesyonellik, bağımsızlık, uzun süreli ilişki ve karşılıklı menfaatlere saygı ilkeleri gözetilir.

4.4.i.) Devlet ve Kamu Kurumları İle İlişkiler

Devlet veya kamu kurumları ile ilişkiler, ilgili faaliyetleri yerine getirmek için, görev tanımları çerçevesinde belirlenen kişiler ya da bu kişilerin görevlendireceği diğer personel tarafından yürütülür.

Personel, kamu kurum ve kuruluşları ile ilişkilerinde, doğruluk, dürüstlük ve saydamlık ilkeleri doğrultusunda hareket eder mesafeyi ve tarafsız ilişkiyi korur.

İltimas talebi veya karşı tarafın kararlarını yönlendirme izlenimi verebilecek davranışlardan kaçınılmalıdır. Kişisel olarak Şirket adına sosyal amaçlı faaliyetler dışında kalması ve kamuya açık şekilde yapılması dışında herhangi bir devlet birimine bağış yapılması / hediye verilmesi kesinlikle yasaktır.

4.4.ii.) Müşteriler, Tedarikçiler ve Diğer Dış Kuruluşlarla İlişkiler

Personelin Şirketi temsilen müşteriler ile yürüttükleri ilişkilerinde temel amaç müşterilerin gereksinimlerini karşılamak olup, müşteri ile olan ilişkiler dürüstlük, eşitlik ve kanunlara uyum, profesyonellik, nezaket ve ciddiyet ve güvenilirlik ilkelerine dayandırılır. Hizmet ve ürünlerde, üstün kalite, müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin tam anlamıyla karşılanması hedeflenir.

Serbest rekabeti kısıtlayıcı davranışlardan kaçınılır, rakip ürünler kötülenmez ve yanıltıcı reklam yapılmaz.

Çalışanlar şirkete ait ürünler için müşterilere tam ve açık olarak bilgi vermelidirler.

Çalışanların daha yüksek kar etmek amacıyla yanlış bilgi verme hakları yoktur.

Profesyonel etik kuralları ile bağdaşmayan; müşteriye ürün veya hizmet hakkında yanlış ya da eksik bilgi veren; müşteriyi karar sürecinde zorlama çabalarına başvuran satış gerçekleştirme veya iletişim teknikleri kullanılamaz.

Herhangi bir Personel, onaylanmış prosedürlere uygun yetkilendirme olmaksızın, resmi ya da resmi olmayan şekilde Şirket adına açıkça ya da örtülü şekilde taahhütte bulunamaz.

Şirketin tercihlerini ve kararlarını etkilemeyi amaçlayan hediyeler, ağırlamalar veya diğer armağanlar kabul edilmemeli, bu tür taleplerde bulunulmamalıdır.

Çalışanlar çalışmalarında karar veya iş yapış şekillerini etkileme amacı taşıyan eğlence, ücretsiz eğitim, seminer, konaklama, gezi, yemek vb. teklifini kabul etmemelidir.

4.4.iii.) Medya İlişkileri

Yatırımcılar, finansal analistler, basın mensupları ve benzeri kesimlerle yapılacak tüm görüşmeler şirketin belirlediği "Bilgilendirme Politikası" çerçevesinde yapılır.

Görev verilen kişiler dışında hiçbir Personel Şirketi temsilen sözlü ya da yazılı açıklamada bulunamaz.

Personel, basın ilişkilerinde Şirketle ilgili, herhangi bir spekülasyona, olumsuz değerlendirmeye yol açabilecek durumlardan ve Şirketin veya sektörün güven, itibar ve istikrarına zarar verebilecek ya da haksız rekabet oluşturabilecek uygulama ve davranışlardan kaçınmalıdırlar.

4.5. Çıkar Çatışmaları

Bir Personelin, onun ailesinin veya bir yakınının, çalışanın şirket içerisindeki pozisyonundan faydalanarak şahsi menfaat sağlaması; vereceği iş kararlarından veya sahip olduğu gizli bilgilerden fayda sağlayabilecek kişi ya da organizasyonlarla yakın ilişki içine girmesi yasaktır.

Görevleri esnasında çalışanlar şirket yararını korumaya özen gösterir, kendilerine veya yakınlarına çıkar sağlama anlamına gelebilecek her türlü eylem ve davranıştan kaçınırlar.

Çıkar çatışması durumu çalışanın özel çıkarları ile Şirketin çıkarlarının çatışması halinde ya da ihtimalinde oluşur. Çalışanın pozisyonundan dolayı uygun olmayan kişisel menfaatler elde etmesi durumu da bir çıkar çatışması durumudur.

Hiçbir personel, şirket operasyonlarından şahsi yarar sağlayamaz; şirket mülklerini, bilgilerini ve pozisyonlarını şahsi çıkarları için kullanamaz, şirket ile rekabete giremez.

4.6. Kurumsal Fırsatlar

Her seviyedeki çalışan görevini yaparken gereken sağduyu ve çabayı göstermek, kârlılık ve verimlilik ilkelerini göz önünde bulundurmak ve Şirketi zarara sokacak her türlü eylem ve işlemlerden kaçınmak zorundadır.

Personel, Şirket lehine herhangi bir fırsat ortaya çıktığında, bu yasal iş fırsatlarını Şirket amaçlarına uygun şekilde kullanmakla ve/veya ilgili Şirket yetkilisine iletmekle yükümlüdür.

4.7. Yasa, Kural ve Yönetmeliklere Uyum

Çalışanlarımız tüm yasa, kural ve yönetmeliklere uygun hareket etmekle sorumludur.

Çevrenin ve doğal hayatın korunması, tüketici hakları ve kamu sağlığı konularında duyarlı olunur ve kurallara uyulur.

Kayıt dışı faaliyetler yasaktır; iş kayıtlarının doğruluğu ve tutarlılığı esastır.

4.8. Borçlanma Yasağı

Çalışanlar, her ne suretle olursa olsun görevlerinin uygulanması sırasında veya bu görevleri ile ilişkili olarak müşterilerden, 3. şahıslardan borç para almamalı, bir yarar sağlamamalı, kefalet ilişkisi içine girmemelidir. Çalışanların, mali gücünün üzerinde borçlanmaması gerekir.

4.9. Siyasi Faaliyetler ve Bağışlar

Hiçbir çalışan, herhangi bir siyasi parti ve siyasi amaçlı dernekte yönetim görevi üstlenemez.

Şirketin temsilcisi olarak bir partiye katılamaz ve bu tür politik organizasyonla ilişkiye giremez, çalışma arkadaşlarından herhangi bir politik gruba veya adaya destek vermesini, ya da karşı çıkmasını talep edemez; siyasi bildiri yayınlayamaz. Siyasi bildirilerin dağıtımında görev alamaz.

Şirket adına siyasi partilere, politik organizasyonlara ve bu tip grupların temsilcilerine ve adaylara, dolaylı veya dolaysız, Şirkete menfaat sağlama amaçlı bağış (nakit veya herhangi farklı şekillerde) yapılamaz. Çalışanlar, müşterilerden veya diğer çalışanlardan siyasi dernek veya çeşitli kuruluşlar adına da olsa bağış veya benzeri taleplerde bulunamaz.

4.10. Kulüp, Dernek ve Kooperatif Üyelikleri

Personel, Şirketin çıkar ve yararları ile bağdaşmayacak ya da buna ters düşecek biçimde sosyal faaliyetlerde bulunmamalıdır.

Çalışanlar ancak çalışma saat ve düzenini aksatmamak kaydıyla vakıflar, mesleki ve sosyal amaçlı dernekler ile Personelin kurmuş oldukları veya kuracakları dernek, platform vb.nde görev alabilirler. Ancak, bu durumun Şirkete bildirilmesi zorunludur.

4.11. Kayıtların Doğruluğu

Çalışanlar Şirket adına yürüttükleri her türlü işlemde kayıt, belge ve dokümanın doğruluğunu, yasalara uygunluğunu sağlamaktan sorumludur.

Şirket kayıtları, yapılan işlemleri doğru bir şekilde ve zamanına uygun şekilde yansıtmalı, hata olması durumunda hatalar hemen düzeltilmelidir.

4.12. Şirket Çalışanlarının Hisse Senedi İşlemleri-Insider Trading (İçerden Öğrenenlerin Ticareti)

Sermaye Piyasası Kurumunun Seri: VIII, No:22 “Sermaye Piyasası Araçlarının Halka Arzında Satış Yöntemlerine İlişkin Esaslar” Ek Madde:1 “Halka Arzda İşlem Yasağı’na göre: “Sermaye piyasası araçlarının halka arz yoluyla satışlarında; sermaye piyasası araçlarını ihraç ve halka arz eden ihraççılar ile halka arzına aracılık eden aracı kuruluşların yönetim kurulu başkanı ve üyeleri, kanuni denetçileri, murahhas müdürleri, genel müdür ve genel müdür yardımcıları ve görevleri sebebiyle bilgi sahibi olabilecek diğer personel ile bunların eşleri ile birinci derecede kan ve sıhrî hısımları söz konusu sermaye piyasası araçlarını doğrudan veya dolaylı olarak satın alamazlar.”

Personel, yukarıda belirtilen kısıtlamaları bertaraf etmek amacıyla, 1. derece yakınlarının (anne, baba, kardeş, eş ve çocuklar) hesaplarını kullanamazlar.

4.13. E-posta

E-posta, önemli bir dâhili ve harici iletişim yöntemidir. E-postalar, ancak yasal süreçler gerektirdiği takdirde açıklanabilecek, aksi halde kesinlikle gizli tutulması gereken kayıtlardır.

Şirket tarafından sağlanan e-posta adresi kişisel amaçlarla ve/veya kişisel düşünceleri açıklamak ve/veya Şirketin ya da 3 kişilerin hak ve özgürlüklerine saldırı amacıyla kullanılamaz.

5. İŞYERİNDE SAYGI VE İŞ YAŞAMI

Personel gerek Şirket içi gerekse Şirket dışındaki tüm ilişkilerinde saygılı ve düşünceli davranma, tavır, davranış ve dış görünüm, Şirket içi hiyerarşinin sağlanması, devam zorunluluğu, çalışma arkadaşları ile bilgi paylaşımı– devir/teslim yükümlülüğü, fırsat eşitliği, istihdamda eşit fırsatlar sağlama konularında Etik kurallar ve Çalışma İlkeleri ile Yönetim Kurulu tarafından şirket içi işlem ve davranışları belirleyecek ve düzenleyecek diğer düzenlemelere ve politikalarına uygunluğun sağlanması hususunda azami gayret göstermelidir.

Çalışanlar arasındaki ilişkilerde, karşılıklı saygı, güven ve iş birliği anlayışı esastır. Şirketin saygın imajının korunması ve geliştirilmesi için tüm çalışanlar üzerlerine düşen sorumlulukları yerine getirir. Bu çerçevede, tüm çalışanlar kişisel hal ve davranışlarının, kanunlar ve genel ahlak kuralları çerçevesinde olmasına özen gösterir.

6. ETİK KURALLARA UYUM

Yönetim Kurulu Etik Kuralların şirket içerisinde uygulanmasından, bu kuralların yenilenmesinden yetkili ve sorumludur.

Yönetim Kurulu kendi içerisinde görev bölümü yaparak ya da kurul dışındaki kişilerden görevlendirme yapmak suretiyle bu yetkisini devredebilir. Yönetim Kurulu ve/veya yetkili kılınanlar kendisine bildirilen, bilinen veya kuşkulanılan ihlalleri inceleyerek bu etik kuralları somut durumlara uygular.

Sorumlu kılınanlar bildirilen ihlalleri soruşturmak için gerekli tüm tedbirleri alır. İhlalin sabit olduğu durumda Yönetim Kuruluna bilgi verilir ve Yönetim Kurulu’nun uygun gördüğü cezalar uygulanır. Bu cezalar, ciddi ihlal hallerinde fesih ve ihbarsız işten çıkarma veya adli makamlar nezdinde dava açmayı da içerebilir.